Selbstmanagement

Selbstmotivation und Zeitmanagement

Den (Lebens-)Garten gestalten

Selbst-Check: Sind Sie Gestalterin Ihrer Zeit?

Praxistipp: Selbstbestimmter handeln können

Sechs Schritte, um attraktive Ziele zu formulieren

Selbst-Check: Haben Sie Ihr Ziele SMART definiert?

So können Sie sich selbst motivieren

Zeitsparen mit EDV- und Büroorganisation

Zeitsparen mit intelligenter Dateiorganisation

Zeitspartipp: Verwenden Sie eine automatische Signatur!

Einfache und zeitsparende Datenspeicherung

Den (Lebens-)Garten gestalten

Achtung Falle!

Viele Unternehmerinnen werden selbständig, um endlich Ihre eigene Vision zu verwirklichen. Doch im Alltags-Stress verkümmern diese Träume wie ein wunderschöner Garten, der nicht gepflegt wird.

Nehmen Sie sich den Gärtner zum Vorbild, um die Träume in Ihrem Leben Wirklichkeit werden zu lassen.

• Überlegen Sie wie Ihr Traumgarten aussieht: Träumen Sie vom englischen, französischen, vom Kräuter- oder Dschungelgarten?
• Prüfen Sie regelmäßig (z.B. im Spätherbst), wovon Sie mehr möchten und wovon weniger.
• Schneiden Sie diese Bereiche dann zurück und pflanzen Sie Samen für die neuen Bereiche.
• Was können Sie jeden Tag tun, um Ihren Garten zu hegen und ihren Fortschritt (für Sie) sichtbar zu machen (z.B. Erfolgstagebuch, Ideen notieren, Jahres-, Wochenziele...)?
• Wie können Sie Ihren Garten und Ihre Ernte mehr (täglich) genießen?

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Selbstcheck

Sind Sie GestalterIn Ihrer Zeit?

Achtung Falle!

Glauben Sie auch, dass der Tag nicht genug Stunden hat, um all Ihre Aufgaben zu erledigen? Ihre eigenen Ziele bleiben nur zu oft auf der Strecke und Sie sind deshalb immer weniger motiviert, Ihre persönlichen Ziele zu formulieren.

Wie gut haben Sie Ihre Zeit in der Hand? In welchem Ausmaß können Sie über Ihre Zeit selbst bestimmen? Hier ein kleiner Selbsttest! Je mehr Fragen Sie mit JA beantworten, desto fremdbestimmter gehen Sie durchs Leben!

Dieser Selbsttest stammt von der Kommunikations- und Zeitmanagement-Trainerin Sigrid Simml. Sie betreibt mit anderen Frauen den Weiberzirkel.

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Praxistipp

Wie Sie selbtbestimmter handeln können

1. Sagen Sie öfters "NEIN". Ohne persönliche Prioritäten kommt es zu keinem Erfolg. Sagen Sie zu anderen Menschen nicht "vielleicht" oder "später", sagen Sie öfters "Nein".
2. Nehmen Sie Kritik gelassener! Nehmen Sie Kritik ernst, aber nicht zu ernst. Überall gibt es Nörgler. Wenn Sie kritisiert werden, blicken Sie dem Kritisierenden fest in die Augen und bitten um Beschreibung einer konkreten Situation, die diese Kritik rechtfertigt. Bitten Sie um Vorschläge, wie Sie es anders machen sollen.
3. Nehmen Sie Ihre eigenen Projekte genauso wichtig, wie die Ihrer KundInnen. Formulieren Sie auch für Ihre eigenen Projekte Ziele und Meilensteine und reservieren Sie Zeit in Ihrem Terminplan, um diese konsequent umzusetzen.

Tu was!

Heute ist der erste Tag Ihres restlichen Lebens.

Wie werden Sie diese Zeit verbringen? Was wollen Sie erreichen? Was möchten Sie erleben? Dieses Thema ist es wert, dass Sie sich damit intensiver beschäftigen. Wie Sie Zeit für sich und Ihre Anliegen freihalten, können Sie lernen. Mit Unterstützung durch einen Coach oder in einem Erfolgsteam ist es einfacher, das natürliche Beharrungsvermögen Ihrer Gewohnheiten und Ihrer Umwelt zu überwinden.

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Sechs Schritte, um attraktive Ziele zu formulieren

Achtung Falle!

Wenn wir kein klares Bild haben, welche Vorteile uns eine Veränderung bringt, fehlt uns oft auch die Motivation bequeme Gewohnheiten aufzugeben, um neue (unbekannte) Ziele zu erreichen.

Folgendes 6-Schritte-Programm unterstützt Sie, lebendige und attraktive Ziele zu formulieren:

1. Formulieren Sie Ihre Absicht positiv, also ergebnis- statt problemorientiert (Beschreiben Sie das Ergebnis, das Sie erzielen möchten und nicht das Problem. Vermeiden Sie alle Verneinungen und Vergleiche).
2. Stellen Sie sich das Ergebnis konkret vor, möglichst mit allen Sinnen. Lehnen Sie sich gemütlich zurück und stellen Sie sich vor, wie es ist, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben. Stellen Sie sich eine konkrete Situation vor: Wie läuft die Situation ab, was tun Sie, was sagen Sie, wie fühlen Sie sich...
3. Was wird sich gegenüber heute verändert haben? Woran erkennen Sie, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben? (Hier überprüfen Sie auch, ob Sie Ihr Ziel für erreichbar halten.)
4. Berücksichtigen Sie die Folgen der Zielerreichung. Wie verändert das Ihre Lebens-situation, wie reagiert Ihr Partner, Ihre Familie, Ihre FreundInnen...
5. Was müssen Sie konkret tun, um Ihr Ziel zu erreichen? Welche Handlung bringt Sie auf den Weg zu Ihrem Ziel?
6. Überprüfen Sie nochmals, ob Sie bereit sind, die Konsequenzen für die Erreichung Ihres Zieles zu tragen. (Wie hoch ist der Preis?)

Quelle & Buchtipp:

Schott/Birker
Mut zur Entscheidung
NLP – Das Psycho-Power-Programm
Rowohlt 1996; rororo Sachbuch: ISBN 3-499-19957-2

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Selbst-Check

Haben Sie Ihre Ziele SMART definiert?

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie selbst 100%ig von dem angestrebten Ziel überzeugt sein. Definieren Sie deshalb Ihren Willen genau, denn sonst bleibt es leicht bei einem zaghaften, wenn auch sehnsüchtigen Wunsch.

Formulieren Sie Ihre Ziele:

Spezifisch:

Ist Ihr Ziel eindeutig und präzise formuliert? Haben Sie es schriftlich formuliert? Haben Sie ein klares Bild, wie es sein wird, wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben?

Messbar:

Können Sie eindeutig überprüfen, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben oder nicht?

Aktionsorientiert:

Zeigt Ihr Ziel eine positive Veränderungen auf? (Falsch sind Anweisungen, was nicht sein soll.)

Realistisch:

Ihr Ziel kann ruhig hoch gesteckt sein, es muss aber erreichbar sein. Entscheidend ist Ihre persönliche Einschätzung. Die Motivation, ein unerreichbar scheinendes Ziel anzustreben, ist nämlich ziemlich gering.

Terminisierbar:

Ist Ihr Ziel zeitlich zuordenbar? Gibt es ein definiertes Ende? Was sind die Meilensteine, die Sie erreichen wollen?

Buchtipp:

Lothar J. Seiwert
Wenn Du es eilig hast, gehe langsam
Das neue Zeitmanagement in einer beschleunigten Welt
Campus: ISBN: 3-593-35911-1

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So können Sie sich selbst motivieren

Um die Komfortzone der gewohnten Handlungen zu verlassen und neue Wege zu beschreiten, brauchen wir immer wieder einen zusätzlichen Anstoß. Die folgenden Tipps unterstützen Sie auf dem Weg vom ZIEL zum TUN.

Ihre Positiv-Motivation:

Welche positiven Auswirkungen hat dieses Ziel für Sie und andere? Was werden Sie sich persönlich leisten? Stellen Sie sich die positiven Auswirkungen ganz intensiv mit allen Sinnen vor und genießen Sie diesen Zustand.

Ihre Negativ- Motivation:

Welche negativen Auswirkungen hat es für Sie (und andere), wenn Sie dieses Ziel nicht erreichen? (Wie fühle ich mich, wenn ich z.B. Rechnungen nicht bezahlen kann, ständig auf alles verzichten muss, weil...) Stellen Sie sich auch diesen Zustand mit allen Sinnen sehr lebendig vor. Auch wenn es auf den ersten Blick nicht sehr angenehm ist, oftmals ist auch der Leidensdruck eine starke Motivation zum Handeln.

Erster Schritt:

Machen Sie einen ersten, konkreten Schritt innerhalb von 48 Stunden, auch wenn dieser ganz klein ist.

Belohnungen:

Was gönnen Sie sich, wenn Sie Ihr Zwischenziel erreicht haben? z.B. den ersten Auftrag gewonnen, xx Kundengespräche im Monat geführt oder das wöchentliche Kontaktziel erreicht haben.

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Zeitsparen mit intelligenter Dateiorganisation

Achtung Falle!

Eine Kundendatei aufzubauen, ist kompliziert und teuer und nur für größere Unternehmen wichtig. Die Namen meiner KundInnen kann ich auch so leicht im Überblick behalten.

Unternehmerinnen unterschätzen oft den Aufwand, für jeden Auftrag die Rechnung neu zu schreiben bzw. auszubessern. Doch mit der Zeit verschlingt diese Arbeit immer mehr und mehr an kostbarer Zeit. Außerdem ist eine konsequente Betreuung Ihrer KundInnen und InteressentInnen ohne funktionierende Kundendatei nur mit extremen Aufwand durchführbar (und entfällt daher oft).

Wie oft schreiben Sie z.B. Adresse, Telefonnummer von KundInnen, wenn Sie an die selbe Person

• Informationen (z.B. Firmenprospekt)
• ein Anbot
• die Auftragsbestätigung
• die Rechnung
• eine Mahnung
• eine Einladung zur Veranstaltung, zum Tag der offenen Tür etc.
• Weihnachts- oder Geburtstagsgrüße
• oder einen Kundenbrief mit einem Sonderangebot senden bzw.
• sie in der Telefonliste eintragen.

Mit entsprechender Organisation Ihrer Daten, brauchen Sie für all diese Anwendungen die Daten nur ein einziges Mal erfassen. Im einfachsten Fall können Sie dieses Ergebnis mit MS-Word und MS-Excel erreichen. Mit Acess, Lotus Notes und anderen Datenbankanwendungen können Sie diese Aufgaben sehr komfortabel lösen.

Doch wichtig ist, dass Sie von Beginn an Ihre Adressen sammeln und dazu reichen anfangs ein Excel-Sheet und eine Box für Visitenkarten. Wir haben für Sie ein Musterformular zum download vorbereitet.

Wenn Sie Ihre Adressdaten in Excel verwalten, können Sie die Adressen:

• sortieren (z.B. nach Zuname, nach PLZ oder nach Wahl)
• filtern (z.B, nur Frauen, nur WienerInnen....)
• mit Word zu einem personalisierten Serienbrief (Kundenbriefe, Angebote, Rechnungen...) verbinden
• als Telefonliste ausdrucken

Die Daten sind praktisch und einfach in die gängigen Datenbankprogramme zu übernehmen.

Tu was!

Legen Sie für Ihre KundInnenliste eine Datenbank in Form eines einfachen Excel-Sheets an. Wenn Sie die Adressen in einer Datenbankstruktur erfassen, können Sie die Daten jederzeit in andere Datenbankprogramme übertragen.

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Zeitspartipp:

Verwenden Sie eine automatische Signatur

Outlook: unter Extras / Optionen. In einem der Unterordner (E-Mailformat [Outlook 2000], Signaturen etc.) können Sie eine (oder mehrere) Signaturen definieren. So können Sie jedem Mail Ihre Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Tel, Fax...) automatisch beifügen. Beim Erstellen der Nachricht kann die Signatur unter Einfügen / Signaturen beigefügt werden.

Netscape: unter Bearbeiten / Einstellen / Mails & Foren / Identität können Sie Ihre elektronische Visitenkarte definieren, die automatisch beigefügt wird bzw. unter "Anfügen" aktiviert oder deaktiviert werden kann.

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Praxistipp

Einfache und zeitsparende Datenspeicherung

Datenspeicherung mit normalen Disketten ist mühsam und wird daher von vielen Unternehmerinnen nicht häufig genug durchgeführt (was sich bitter rächen kann).

CD-Brenner

Mit einem CD-Brenner können Sie selbst CDs beschreiben und dann mit jedem CD-Laufwerk lesen.

Kosten: (Stand Anfang 2002)
CD-Brenner intern: ab ca. € 100,--
CD-Brenner extern: ab ca. € 250,--
CD-Rohling: ab ca. € 0,50 (einmal beschreibbar), ca. 2,-- (mehrfach beschreibbar)

Zip-Laufwerk:

Funktioniert wie eine Diskette mit größerem Speichervolumen (100 und 250 MB) Zip-Disketten können nur mit einem eigenen Lesegerät (=Zip-Laufwerk) beschrieben und gelesen werden.

Kosten: (Stand Anfang 2002)
Zip-Laufwerk: ca. € 100,--
Zip-Diskette: ab ca. € 10,-- (100 MB) bzw. 20,-- (250 MB)